广东省地方标准
商标代理服务规范
Trademark agency service specifications
前 言
本标准按照GB/T 1.1 2009给出的规则起草。
本标准由广东省工商行政管理局提出并归口。
本标准主要起草单位：广东商标协会、深圳市精英商标事务所、广州华进联合专利商标代理有限公司、广东哲力知识产权事务所有限公司、广东慧道知识产权事务所有限公司。
本标准主要起草人：刘晓玲、黄卫家、黎叶、杨畔、董宜东。
商标代理服务规范
1 范围
本标准规定了商标代理机构从事商标代理服务的服务资质、范围、流程和质量要求。
本标准适用于在广东省内从事商标代理服务的机构。
2 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
2.1
商标代理 Trademark Sevices
接受委托人的委托，以委托人的名义办理商标注册申请、商标评审或者其他商标事宜的行为。
2.2
商标代理机构Trademark Agency
具备商标代理资质，接受委托人的委托，以委托人的名义办理商标注册申请及其他商标有关事宜的机构。
注：包括经工商行政管理部门登记从事商标代理业务的服务机构和从事商标代理业务的律师事务所。
2.3
商标代理人Trademark Attorney
经广东省商标代理行业组织备案，在商标代理机构中从事商标代理服务的从业人员。
3 服务资质
3.1 机构资质
3.1.1 从事商标代理服务的机构应依法登记或批准设立，并经国家商标行政管理部门备案。
3.1.2 商标代理机构应不少于三名（含三名）经备案的专职商标代理人，其中主要负责人应具有三年以上商标代理服务经历。
3.2 人员资质
商标代理人应具有大专或以上学历，熟悉商标相关法律、行政法规、部门规章和司法解释，具备商标代理专业知识，初次上岗前必须接受上岗培训。
4 服务范围
商标代理服务的范围包括：
——代理商标注册、变更、续展、转让、补证、质押、许可备案、注销、异议、连续三年停止使用撤销等商标申请事宜；
——代理商标驳回复审、连续三年停止使用撤销复审、宣告无效等商标评审事宜；
——进行商标案件证据调查，代理商标侵权投诉；
——代理商标行政复议；
——代理商标纠纷调解及根据民事诉讼法第五十八条的有关规定参与诉讼；
——代理商标境外注册及马德里国际注册等有关事宜；
——代理著名商标、驰名商标的相关事宜；
——提供商标调研、布局、策划、分析、侵权及风险评估；
——接受聘请，担任商标服务顾问；
——代理其他商标事宜。
5 服务流程
5.1 总则
商标代理服务流程包括委托代理、建立档案、案件上报、文件处理、证据保存、跟踪监控、案件反馈和档案保存环节。
5.2 委托代理
业务案件管理基于客户委托，客户确认就某一事项委托商标代理机构后，双方应签订委托代理合同，确定具体委托事项、委托范围以及双方的权利义务等。
5.3 建立档案
委托代理合同签订后，商标代理机构建立相应业务档案，将委托合同、案件材料、官方来文等各个环节的材料进行登记存档，保证业务档案材料的完整性，并根据案件的进展变化情况定期更新案件状态和存档文件。
5.4 案件上报
商标代理人、流程人员和财务人员对案件信息进行三方核对，商标代理人将案件材料完整无误地提交流程人员，流程人员在对案件材料进行审查确认无误后再进行案件上报。
5.5 文件处理
商标代理人要在规定的时限内完成商标案件登记、来文处理等各项工作。
5.6 证据保存
商标代理机构在商标案件的递交申请、受理、公告、驳回、答辩、发证等各个环节的处理都保存相应的证据，以备查验。
5.7 跟踪监控
商标代理机构建立商标案件的追踪、监控机制，定期跟进商标案件进展情况和进行业务盘点，确保案件的完整跟踪。
5.8 案件反馈
商标代理机构在代理商标案件过程中将案件进展情况及时告知委托人，收到的各种官方来文及时送达委托人或通知委托人领取。
5.9 档案保存
商标代理机构建立文件/档案系统，对在提供服务的过程中收到或生成的所有文件均存档，根据不同的案件档案确定其保存年限，对商标档案的查询和提供利用建立规范制度。
6 服务质量要求
6.1 及时告知
商标代理机构对代理事项的处理遵循及时告知原则，包括：
——在接受委托前，让委托人知晓商标代理机构的基本情况；
——让委托人知晓所委托商标事务的办理流程、办理时限、费用标准和法律风险；
——将所有代委托人准备的文件及时送交委托人；
——将所有代委托人处理的事务通知委托人；
——将所有收到官方文件及时送交委托人；
——将商标代理机构名称、地址变更和存续状况及时通知委托人。
6.2 文件规范
商标业务文件兼具法律性和技术性，满足如下基本要求：
——准确性：指定申请商品/服务类别准确，切合委托人生产的产品或提供的服务内容；拟写文件充分理解商标法及其实施条例的有关规定，适用法条正确；
——规范性：商标案件文件需符合商标法及其实施条例的有关规定；
——完整性：商标案件文件和委托人主体资格证明材料要确保完整不缺漏。
6.3 案件沟通
商标代理机构代理商标异议、撤销、驳回复审、异议复审、撤销复审、宣告无效、侵权投诉等商标案件，商标代理人要与委托人进行充分沟通，明确委托人诉求，对案件进行详尽调查，收集商标案件证据，杜绝弄虚作假。
6.4 逐级复核
商标代理机构建立业务的逐级复核机制，有条件的可设立独立的案件质量控制部门/人员。
6.5 质量考核
商标代理机构建立业务质量标准化制度，对各类商标案件的法律文书格式、材料进行规范，并建立与商标代理人和流程人员收入挂钩的案件质量考核制度。
6.6 独立监督
商标代理机构对业务上报的逐级复核机制和质量考核制度设置独立的监督部门/人员，确保制度运行，维护委托人利益。
6.7 执业规范
6.7.1 商标代理机构依法取得登记注册或批准设立后，应当加入商标代理行业组织，并依法开展商标代理业务。
6.7.2 商标代理机构应当遵循诚实信用原则，依法接受委托开展商标代理业务，不得超越客户委托权限和利用委托关系从事与客户所委托事务无关的活动。
6.7.3 商标代理机构及其商标代理人应严格保守客户的商业秘密，严禁泄露、剽窃、利用客户的商业秘密，擅自把未经公开的代理事项泄露给其他组织或个人，损害委托人的合法权益。
6.7.4 商标代理机构不得与第三方串通，损害委托人的合法权益。
6.7.5 商标代理机构自觉公开并严格执行业务收费标准，文明经营。
6.7.6 商标代理机构在代理业务时不得隐瞒事实，弄虚作假，伪造、变造或者使用伪造、变造的法律文件、印章、签名，不得以夸大、虚假宣传等方式误导委托人或以欺诈手段骗取委托人钱财。
6.7.7 商标代理机构不得在明知委托人的委托事宜出于恶意或者其行为违反国家法律或者具有欺诈性的情况下，仍然接受委托。
6.7.8 商标代理机构之间应当相互尊重，公平竞争，不得以下列行为之一诋毁其他商标代理机构或以其他不正当手段扰乱商标代理市场秩序：
——故意诋毁、诽谤或贬损其他商标代理机构及其商标代理人的信誉和声誉；
——与其他商标代理机构串通抬高或者压低收费；
——无正当理由，以低于同地区同行业成本价为条件争揽业务；
——为争揽业务，不正当获取其他商标代理机构收费报价或者其他提供商标代理服务的条件；
——以欺诈、虚假宣传、引人误解或者商业贿赂等方式招徕业务的；
——隐瞒事实，提供虚假证据，或者威胁、诱导他人隐瞒事实，提供虚假证据的；
——在同一商标案件中接受有利益冲突的双方当事人委托的；
——故意在委托人与其代理的商标代理机构之间制造纠纷；
——向委托人明示或暗示代理人或者商标代理机构与司法机关、政府机关、社会团体及其工作人员具有特殊关系，争揽业务；
——就商标业务服务结果作出虚假承诺；
——明示或暗示可以帮助当事人达到不正当目的，或以不正当的方式、手段达到当事人目的；
——其他损害同行利益的行为。
6.8 信息化建设
6.8.1 商标代理机构重视和推进信息化系统建设，应保证必要的硬件设备和网络设备，建立内部网络办公系统。
6.8.2 商标代理机构应建立与国家商标行政管理部门业务对接的信息化平台。
6.8.3 商标代理机构应建立完善的商标案件管理系统，一般包括申请管理、客户管理、时限管理、费用管理、档案管理等功能。
6.8.4 商标代理机构应建立客户关系管理系统，便于对客户资料进行统一管理，提升服务质量。
6.8.5 商标代理机构对基础数据和动态数据要及时进行备份，保障客户信息的安全性和客户委托事项的完整性、准确性。
6.9 监督管理
6.9.1 商标代理机构应当公布业务查询和投诉电话，建立客户跟踪服务机制和投诉处理机制。
6.9.2 广东省商标代理行业组织对符合本规范要求的商标代理机构应当及时依法报请国家商标行政管理部门办理商标代理机构备案手续。
6.9.3 广东省商标代理行业组织按照本规范的要求建立商标代理人和商标代理机构的准入认证制度，同时设立纪律委员会，负责受理和调查处理对商标代理人及商标代理机构的投诉。
6.9.4 广东省商标代理行业组织建立商标代理机构信息管理系统，实施行业规范和自律管理，建立和健全商标代理机构信用体系，记录商标代理机构信用档案，公开商标代理机构信息，对符合本规范和工作先进突出的商标代理机构进行行业表扬，对违反本规范的商标代理机构进行训诫、通报批评、公开谴责等行业惩戒并向社会公布，接受监督。
6.9.5 对已经在国家商标行政管理部门备案的商标代理机构，违反商标代理法律法规规定的或不符合本规范要求的，广东省商标代理行业组织可报请有关商标行政管理部门依法处理。
6.9.6 如商标代理机构不能正常继续执业，严重影响委托人权益时，委托人可以向广东省商标代理行业组织或所在地商标代理行业组织请求援助，广东省商标代理行业组织或所在地商标代理行业组织应予协助解决。
